Angebote mit KI vorschreiben: schneller raus, ohne Fehler im Preis

Das Angebot ist oft der Engpass zwischen „Der Kunde will“ und „Der Kunde hat unterschrieben“. Der Termin war gut, die Notizen liegen im Handy, und dann liegt das Angebot drei Tage, weil abends die Kraft fürs Formulieren fehlt. In der Zeit holt der Kunde zwei weitere Angebote ein.

Eine KI nimmt dir den Teil ab, der Zeit frisst und keinen Fachverstand braucht: aus Stichpunkten ganze Sätze machen, sauber gliedern, an Vergessenes erinnern. Den Teil, der Fachverstand braucht, behältst du: Mengen, Preise, was du zusagst.

Die KI schreibt vor. Den Preis prüft der Mensch. Abgeschickt wird von dir.

Schritt 1: Notizen, die die KI versteht

Je klarer deine Stichpunkte, desto weniger musst du nachbessern. Diktier sie direkt nach dem Termin ins Handy, zum Beispiel so:

Kunde: Familie Beispiel, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt
Anfrage: Wohnzimmer und Flur streichen, Decke weiß, Wände hellgrau
Wohnzimmer ca. 28 m² Boden, Flur ca. 9 m²
Alte Tapete im Flur muss runter
Möbel rückt der Kunde selbst
Wunschtermin: zweite Januarwoche
Besonderheit: Stuckleiste im Wohnzimmer, nicht überstreichen

Wichtig: Preise und Mengen, die du schon kennst, schreibst du selbst dazu. Kennst du sie noch nicht, lässt du sie weg. Die KI soll sie nicht erfinden.

Schritt 2: Der Prompt

Du schreibst einen Angebotsentwurf für meinen Betrieb. Du setzt KEINE Preise und KEINE Mengen, die nicht in meinen Notizen stehen.

Mein Betrieb: [NAME, ANSCHRIFT, KONTAKT]
Wie wir klingen: [z. B. per du oder Sie, freundlich, kurz]
Meine Notizen vom Termin: [EINFÜGEN]
Meine Preise und Mengen, falls schon bekannt: [EINFÜGEN ODER „noch offen“]

Aufbau:
1. Anrede und ein Satz, der zeigt, dass ich zugehört habe
2. Leistungen als Positionen: Nummer, Beschreibung, Menge mit Einheit, Einzelpreis, Gesamtpreis
   Wo Menge oder Preis fehlt, schreib [OFFEN] in eckigen Klammern.
3. Was nicht enthalten ist (aus den Notizen ableiten, z. B. Möbelrücken)
4. Ausführungszeitraum, falls genannt
5. Wie lange das Angebot gilt: [FRIST]
6. Zahlungsbedingungen: [EINFÜGEN]
7. Nächster Schritt für den Kunden in einem Satz

Zum Schluss eine Liste: Was fehlt noch, bevor ich das Angebot verschicken kann?

Die Liste am Ende ist der eigentliche Gewinn. Sie zeigt dir jede Lücke, bevor der Kunde sie findet.

Schritt 3: Die Prüfliste vor dem Versand

Diese Punkte gehst du bei jedem Angebot durch, egal wie gut der Entwurf aussieht:

• <strong>Jeder Preis kommt von dir.</strong> Kein Betrag, den die KI vorgeschlagen hat, ohne dass du ihn nachgerechnet hast.
• <strong>Mengen stimmen mit deinem Aufmaß überein.</strong> Quadratmeter, Stunden, Stückzahlen.
• <strong>Summen nachrechnen.</strong> Menge mal Einzelpreis, Zwischensumme, Umsatzsteuer, Gesamt. Sprachmodelle rechnen nicht verlässlich.
• <strong>Brutto oder netto klar.</strong> Gegenüber Privatkunden gibst du den Gesamtpreis inklusive Umsatzsteuer an (§ 3 PAngV). Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, berechnest du keine Umsatzsteuer und weist auch keine aus.
• <strong>Ausgeschlossenes steht drin.</strong> Was nicht im Preis ist, sorgt sonst später für Streit.
• <strong>Bindefrist steht drin.</strong> Ohne Frist kann ein Angebot unter Abwesenden nur bis zu dem Zeitpunkt angenommen werden, in dem du unter regelmäßigen Umständen mit einer Antwort rechnen darfst (§ 147 Abs. 2 BGB). Eine klare Frist erspart die Diskussion (§ 148 BGB).
• <strong>Name und Anschrift des Kunden richtig geschrieben.</strong>
• <strong>Keine Zusage, die du nicht halten kannst.</strong> Termine, Garantien, „inklusive allem“.

Welche Angaben auf Geschäftspost gehören

Für das Angebot selbst gibt es keine gesetzliche Pflichtliste wie für die Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG). Ein Angebot an einen bestimmten Empfänger ist aber ein Geschäftsbrief, und je nach Rechtsform gehören darauf feste Angaben:

• <strong>GmbH und UG</strong>: Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer mit Familienname und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen (§ 35a GmbHG).
• <strong>Eingetragener Kaufmann (e. K.)</strong>: Firma mit Rechtsformzusatz, Ort der Niederlassung, Registergericht und Registernummer (§ 37a HGB).
• <strong>Einzelunternehmen ohne Eintrag</strong>: keine Registerangaben. Name und Anschrift solltest du trotzdem angeben, damit der Kunde weiß, mit wem er den Vertrag schließt.

Am einfachsten legst du diese Angaben einmal in die Fußzeile deiner Vorlage. Dann muss die KI sie nie schreiben und kann sie nicht falsch schreiben.

Was du der KI nicht geben solltest

• Deine Kalkulation mit Einkaufspreisen und Marge, wenn du nicht weißt, wie der Anbieter mit Chats umgeht.
• Mehr Kundendaten als nötig. Für den Entwurf reicht „Familie Beispiel“, Anschrift und Namen setzt du in deiner Vorlage ein.
• Die Entscheidung über Rabatte. Die bleibt bei dir.

Prüf in den Einstellungen deines KI-Anbieters, ob deine Chats zum Training verwendet werden, und schalte das ab, wenn du geschäftliche Inhalte eingibst. Für Teams gibt es bei den großen Anbietern eigene Geschäftstarife mit anderen Datenregeln.

Checkliste zum Mitnehmen

• Notizen direkt nach dem Termin diktieren
• Preise und Mengen nur von dir, fehlende als [OFFEN]
• KI liefert am Ende eine Liste, was noch fehlt
• Summen selbst nachrechnen
• Brutto für Privatkunden, Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer
• Ausgeschlossene Leistungen und Bindefrist rein
• Pflichtangaben je Rechtsform in die Fußzeile der Vorlage
• Absenden nur durch dich

Häufige Fragen zu Angeboten mit KI

Darf die KI meine Preise kalkulieren?

Sie kann dir helfen, eine Kalkulation zu gliedern. Die Zahlen darin musst du kennen und prüfen. Ein Sprachmodell weiß nicht, was dein Material kostet und wie lange dein Team braucht, und es rechnet nicht verlässlich.

Ist ein Angebot verbindlich?

Ein Angebot bindet dich grundsätzlich (§ 145 BGB), außer du schließt das ausdrücklich aus, etwa mit „freibleibend“. Was für dich richtig ist, klärst du mit deinem Anwalt.

Welche KI eignet sich?

Jeder gängige Assistent wie Claude oder ChatGPT schreibt brauchbare Entwürfe. Entscheidender als das Modell sind deine Notizen und die Prüfliste.

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