KI-Spickzettel: Welche KI für welche Aufgabe?

Welche KI ist die beste? Diese Frage höre ich fast jede Woche. Die ehrliche Antwort: Es kommt auf die Aufgabe an. Deshalb gibt es hier keinen Gesamtsieger, sondern einen Spickzettel. Für jede typische Aufgabe in einem kleinen Betrieb steht, welche KI ich nehmen würde und warum.

Alle Preise und Platzierungen: Stand 26.10.2026.

Was die drei fürs Team kosten

ChatGPT Business und Claude Team kosten fürs Team gleich viel: 20 $ pro Person und Monat bei Jahreszahlung, 25 $ bei monatlicher Zahlung, jeweils ab 2 Personen und zuzüglich MwSt.

Gemini steckt in Google Workspace. Im Tarif Business Standard kostet das 13,60 € pro Person und Monat bei Jahresbindung, zuzüglich MwSt. Dafür bekommst du auch Gmail, Drive, Docs und Meet.

Der Bürotest: wer echte Büroarbeit am besten erledigt

Artificial Analysis vergleicht KI-Modelle im Test GDPval-AA. Die Aufgaben stammen aus OpenAIs Datensatz GDPval und decken 44 Berufe ab. Das Modell liefert echte Dateien ab, eine Jury aus KI-Richtern vergleicht die Ergebnisse paarweise und blind. Das jeweils beste Modell der drei Anbieter steht so da:

• Claude Opus 5.5: Platz 1 (1866 Punkte)
• Gemini 4 Argon: Platz 26 (1624 Punkte)
• GPT-5.6 Sol: Platz 32 (1609 Punkte)

Die drei in Kurzform, mit ihrer Schwäche

Claude: stark bei Büroarbeit

Claude ist stark, wenn aus Unterlagen ein fertiges Ergebnis werden soll: Angebote, Auswertungen, Zusammenfassungen. Es arbeitet mit Dateien, kann als Vorschau direkt in Excel und PowerPoint helfen, und im Team-Tarif sind Claude Code und Cowork enthalten. Die Schwäche: Claude malt keine Bilder. Fotos und Illustrationen erzeugt es nicht, nur Diagramme und Grafiken aus Code.

ChatGPT: der Allrounder

ChatGPT kann von allem etwas: schreiben, Bilder erzeugen und bearbeiten, und du kannst mit ihm sprechen statt zu tippen. Für unterwegs ist das praktisch. Die Schwäche: Im Bürotest landet das beste OpenAI-Modell nur auf Platz 32.

Gemini: zu Hause in Google

Gemini sitzt direkt in Gmail, Docs, Drive und Meet. Du musst nichts kopieren, es sieht, woran du gerade arbeitest. Bilder kann es im Workspace auch erzeugen. Die Schwäche: Das hilft nur, wenn ihr in Google arbeitet. Läuft dein Büro auf Outlook und Windows-Ordnern, fällt der größte Vorteil weg.

12 Aufgaben und welche KI ich dafür nehme

Das ist meine Empfehlung aus der Praxis, kein Messwert. Probier bei deiner wichtigsten Aufgabe ruhig zwei aus (wie, steht weiter unten).

Claude

• Angebot aus Stichpunkten: Claude macht aus deinen Notizen einen sauberen, vollständigen Text in deinem Ton.
• Excel-Auswertung (Umsatz, Kosten): Claude rechnet mit der Datei selbst und erklärt dir, was die Zahlen bedeuten.
• Präsentation aus Unterlagen: Claude baut aus deinen Dokumenten eine Gliederung und Folien, die du nur noch prüfst.
• Vertrag oder langes PDF zusammenfassen: Claude liest auch lange Dokumente vollständig und zeigt dir die Stellen, auf die es ankommt.
• Kleines Werkzeug oder Website-Text bauen: Mit Claude Code entsteht aus einer Beschreibung ein Rechner, ein Formular oder ein Seitentext.
• Stellenanzeige schreiben: Claude trifft den Ton für Menschen, die du wirklich erreichen willst, statt Floskeln aneinanderzureihen.

ChatGPT

• Bild für Social Media: ChatGPT erzeugt das Bild direkt im Chat, Claude kann das nicht.
• Produktfoto bearbeiten: Hintergrund tauschen oder Licht ändern geht bei ChatGPT mit einem Satz.
• Unterwegs diktieren und Gedanken sortieren: Im Sprachmodus redest du einfach los, ChatGPT macht daraus eine geordnete Liste.

Gemini

• Kundenmail direkt in Gmail beantworten: Gemini schreibt den Entwurf dort, wo die Mail schon liegt.
• Meeting in Google Meet mitschreiben lassen: Gemini hält fest, was besprochen wurde, und du kannst zuhören.
• Datei in Google Drive finden: Du beschreibst, was drinsteht, und Gemini sucht in deinem Drive danach.

9 Start-Prompts zum Kopieren

Ersetze alles in eckigen Klammern durch deine Angaben. Vor allem bei Kundendaten gilt: Lies den Entwurf, bevor er rausgeht.

Für Claude

Du bist mein Assistent für Angebote. Ich bin [Beruf] und biete [Leistung] an. Mach aus diesen Stichpunkten ein Angebot an [Kunde]: [Stichpunkte]. Aufbau: kurze Einleitung mit Bezug auf die Anfrage, Leistungen als Liste, Ablauf, Preis [Preis], nächster Schritt. Ton: freundlich und klar, per du. Frag nach, wenn etwas fehlt, statt es zu erfinden.

Im Anhang ist meine Umsatz- und Kostenliste für [Zeitraum]. Rechne mit den echten Zahlen aus der Datei: Umsatz je Monat, die drei größten Kostenblöcke und wie sich der Gewinn entwickelt hat. Erklär mir in fünf Sätzen, was auffällt, und nenn mir zwei Fragen, die ich mir dazu stellen sollte. Erfinde keine Werte.

Fass diesen Vertrag für mich zusammen, ich bin kein Jurist. Gliederung: Worum geht es, was muss ich leisten, was bekomme ich, Laufzeit und Kündigung, Kosten, Haftung. Markiere alles, was ungewöhnlich ist oder mich benachteiligen könnte, und nenn die Stelle im Vertrag. Am Ende: drei Fragen, die ich vor der Unterschrift klären sollte.

Für ChatGPT

Erstelle ein quadratisches Bild für einen Instagram-Beitrag meines Betriebs [Art des Betriebs]. Thema: [Thema]. Stil: hell, natürlich, wie ein echtes Foto, keine Schrift im Bild. Im Mittelpunkt: [Motiv]. Platz oben für eine Überschrift, die ich selbst einsetze.

Hier ist ein Foto von [Produkt]. Stell das Produkt frei und setz es auf einen ruhigen hellen Hintergrund mit weichem Tageslicht. Form, Farbe und Beschriftung des Produkts dürfen sich nicht verändern. Format: [Format, zum Beispiel quadratisch].

Ich erzähle dir jetzt durcheinander, was mir für diese Woche im Kopf rumgeht. Hör erst zu. Wenn ich fertig bin, mach daraus drei Listen: Was diese Woche erledigt werden muss, was warten kann, und was ich abgeben kann. Sortier jede Liste nach Wichtigkeit.

Für Gemini

Schreib eine Antwort auf diese Mail. Bedank dich für die Anfrage, beantworte die Frage nach [Thema] mit [deine Antwort] und schlag [zwei Termine] für ein kurzes Telefonat vor. Ton: freundlich, kurz, per du. Höchstens sechs Sätze.

Fass dieses Meeting zusammen: Was wurde entschieden, wer macht was bis wann, und welche Fragen sind offen? Schreib die Aufgaben als Liste mit Namen und Datum, damit ich sie direkt an alle schicken kann.

Such in meinem Drive das Dokument zu [Kunde oder Projekt] von ungefähr [Zeitraum]. Es geht um [Inhalt in Stichworten]. Zeig mir die passenden Dateien mit Datum und einem Satz, was jeweils drinsteht.

Mein Tipp: Fang mit einer Aufgabe an, nicht mit dem Abo

1. 1Such dir eine Aufgabe, die dich jede Woche nervt. Zum Beispiel Angebote schreiben oder Mails beantworten.
2. 2Öffne die kostenlose Version von zwei KIs, die laut Spickzettel dafür in Frage kommen.
3. 3Gib beiden denselben Auftrag mit denselben Unterlagen. Ohne Kundendaten, solange du nur testest.
4. 4Zähl, wie viel du danach noch ändern musst. Die KI mit weniger Nacharbeit gewinnt.
5. 5Erst dann kaufst du das Abo, und zwar für die KI, die deine Aufgabe am besten erledigt hat.

Die beste KI ist die, bei der du am wenigsten nacharbeiten musst.

Und wenn du es lieber gemeinsam entscheidest?

Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir in 15 Minuten, welche Arbeit in deinem Betrieb die KI zuerst übernehmen sollte und welche dafür passt.

Keine Kooperation mit den genannten Anbietern.