E-Rechnung im Betrieb: Fristen und 5 kostenlose Werkzeuge

Die E-Rechnung ist für Firmen in Deutschland kein Zukunftsthema mehr. Empfangen musst du sie schon. Gut ist: Zum Lesen und Prüfen brauchst du kein teures Programm. Es gibt kostenlose Werkzeuge, eins davon von der Stelle, die die XRechnung selbst pflegt.

Was gilt wann?

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland sitzen (B2B). Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung.

• Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer.
• 2025 und 2026: Beim Ausstellen darfst du noch Papier nutzen, ein anderes elektronisches Format wie PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
• 2027: Das gilt nur noch, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug. Darüber stellst du E-Rechnungen aus.
• Ab 1. Januar 2028: E-Rechnung beim Ausstellen für alle.
• Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise dürfen weiter als normale Rechnung kommen.

Quelle: § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, § 33 UStDV, BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und vom 15.10.2025. Stand 26.10.2026.

1. Mustang: E-Rechnungen lesen und prüfen

ZUGFeRD-PDF oder XRechnung rein: Mustang zeigt, was drinsteht, und prüft, ob die Rechnung den Regeln entspricht. Erzeugen kann es sie auch. Geschrieben in Java, am einfachsten über das fertige Kommandozeilen-Werkzeug aus den Releases.

Repo: ZUGFeRD/mustangproject, rund 490 Sterne, Lizenz Apache-2.0.

2. KoSIT-Validator: der Prüfer vom Amt

Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) pflegt die XRechnung. Ihr Prüfprogramm sagt dir, ob eine Rechnung durchgeht, und warum nicht. Dazu brauchst du die Prüf-Konfiguration für XRechnung aus demselben GitHub-Konto.

Repo: itplr-kosit/validator, rund 190 Sterne, Lizenz Apache-2.0. Konfiguration: validator-configuration-xrechnung.

3. horstoeko/zugferd: E-Rechnung aus deinem Shop

Läuft dein Shop oder dein Kundenportal mit PHP, erzeugt diese Bibliothek die E-Rechnung direkt dort, als ZUGFeRD oder XRechnung. Ein Werkzeug für die Person, die deinen Shop betreut.

Repo: horstoeko/zugferd, rund 440 Sterne, Lizenz MIT.

4. InvoiceShelf: Rechnungen schreiben ohne Abo

Angebote, Rechnungen, Kunden und Zahlungen an einem Ort, selbst betrieben. Lexware Office S kostet regulär 11 € im Monat zzgl. MwSt. (lexware.de).

Repo: InvoiceShelf/InvoiceShelf, rund 1.900 Sterne, Lizenz AGPL-3.0.

5. Kimai: Stunden rein, Rechnung raus

Du stempelst je Kunde und Projekt, Kimai macht daraus Stundenzettel und Rechnung. Für dich allein oder fürs Team. Clockodo Basic kostet 3,80 € je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung zzgl. MwSt. (clockodo.com).

Repo: kimai/kimai, rund 5.100 Sterne, Lizenz AGPL-3.0.

Der Haken, ehrlich

• Mustang, KoSIT-Validator und die PHP-Bibliothek sind für Entwickler. Jemand baut sie einmal ein, dann laufen sie im Hintergrund.
• Aufbewahren musst du die E-Rechnung im Original, unveränderbar und auffindbar. Wie das bei dir aussieht, klärst du mit deinem Steuerbüro.
• Selbst betreiben heißt selbst pflegen: Updates und Sicherungen, gerade bei Rechnungsdaten.

So würde ich anfangen

1. 1Eine eigene Mail-Adresse für Rechnungen anlegen, damit E-Rechnungen nicht im Posteingang untergehen.
2. 2Eine echte E-Rechnung, die du bekommen hast, mit Mustang oder dem KoSIT-Validator prüfen. Dann weißt du, wie das aussieht.
3. 3Mit dem Steuerbüro klären, wie du E-Rechnungen ablegst und an die Buchhaltung gibst.
4. 4Vor 2027 entscheiden, womit du selbst E-Rechnungen ausstellst: mit deinem Buchhaltungsprogramm oder einem eigenen Werkzeug.
5. 5Wenn du nach Stunden abrechnest: Kimai für die Zeiten, die Rechnung dann aus deinem Rechnungsprogramm.

Wie Belege automatisch aus dem Postfach in die Ablage kommen, steht in Belege automatisch.