Deine KI ist nicht dumm. Du gibst ihr nur kein Handbuch.

Stell dir vor, du stellst jemanden ein und sagst jeden Morgen nur: „Mach mal das Angebot.“ Kein Muster, keine Preisliste, keine Ahnung, was dir wichtig ist. Das Ergebnis wäre jedes Mal anders. Genau so arbeiten die meisten mit KI.

Die Lösung ist kein besseres Werkzeug und auch nicht für jede Aufgabe ein neuer Assistent. Es ist ein Handbuch je Aufgabe: ein kurzes Dokument, das du der KI jedes Mal mitgibst. Es entsteht in drei Schritten.

Schritt 1: Das Interview

Schreib das Handbuch nicht selbst. Lass dich von der KI ausfragen. Sie fragt nach Dingen, an die du nie gedacht hättest, weil sie für dich selbstverständlich sind.

Frag mich zu dieser Aufgabe aus, bis du sie übernehmen könntest. Dann schreib daraus mein Handbuch.

Ich will, dass du künftig diese Aufgabe für mich übernimmst: [Aufgabe, z. B. Angebote für Neukunden schreiben].
Interviewe mich dazu, bis du sie ohne Rückfragen erledigen könntest.
Regeln:
1. Stell immer nur EINE Frage und warte auf meine Antwort.
2. Frag nach: Ziel, Ablauf Schritt für Schritt, Ton, typische Fehler, was ich nie will, Ausnahmen.
3. Wenn du genug weißt, schreib daraus ein Handbuch mit den Abschnitten Ziel, Ablauf, Regeln, Verboten, Ausnahmen.
Fang mit der ersten Frage an.

Nimm dir dafür zwanzig Minuten. Antworte so, wie du es einem neuen Mitarbeiter erklären würdest. Am Ende speicherst du das Handbuch.

Schritt 2: Der Werkzeugkasten

Ein Handbuch ohne Material ist Theorie. Leg alles dazu, was die KI braucht, um wie du zu arbeiten: deine Preisliste, zwei gute alte Angebote, deine Textbausteine, deine AGB. Und wenn die KI einmal etwas Gutes baut, eine Vorlage, eine Tabelle, eine Formulierung, kommt das ebenfalls in den Kasten.

Hier sind meine Vorlagen und Beispiele. Trag ins Handbuch ein, wann du welche nimmst.

Hier ist das Handbuch für [Aufgabe] und dazu meine Unterlagen: [Preisliste, Beispiele, Vorlagen].
1. Sag mir, welche Unterlagen fehlen, damit du die Aufgabe gut erledigst.
2. Ergänze das Handbuch um einen Abschnitt „Werkzeugkasten“: welche Unterlage wofür da ist und wann du sie nimmst.
3. Schreib als Regel dazu: Gibt es für etwas schon eine Vorlage im Werkzeugkasten, nimm sie, statt etwas Neues zu bauen.

Schritt 3: Die Prüfliste

Der wichtigste Teil. Die KI soll nicht nur liefern, sondern vorher selbst prüfen, ob das Ergebnis fertig ist. Dafür braucht sie eine Liste, was „fertig“ bei dir heißt.

Schreib ins Handbuch, woran man sieht, dass etwas fertig ist. Prüf dich daran, bevor du antwortest.

Ergänze das Handbuch für [Aufgabe] um eine Prüfliste „Fertig heißt“.
Schreib 5 bis 8 Punkte, die man mit Ja oder Nein beantworten kann, z. B. „Stimmen alle Preise mit der Preisliste überein?“.
Füge die Regel hinzu: Bevor du mir ein Ergebnis gibst, gehst du die Prüfliste durch und schreibst darunter, welche Punkte erfüllt sind und welche nicht.
Wenn ein Punkt nicht erfüllt ist, sag es, statt es zu überspielen.

Wenn etwas schiefgeht

Diskutier nicht mit der KI im Chat. Verbessere das Handbuch.

Ein Fehler, den du nur im Chat korrigierst, kommt beim nächsten Mal wieder. Ein Fehler, den du als Regel ins Handbuch schreibst, ist für immer erledigt. So wird das Handbuch mit jeder Woche besser, und deine KI mit ihm.

Womit du anfängst

• Eine Aufgabe, die jede Woche wiederkommt: Angebote, Kundenmails, Social-Posts, Protokolle.
• Nicht fünf Handbücher auf einmal. Eins, das funktioniert, ist mehr wert als fünf halbe.
• Nach zwei Wochen ansehen: Welche Fehler kamen vor, und stehen sie schon als Regel drin?

Sieben fertige Prompts für typische Aufgaben findest du im Guide 7 Prompts für Selbstständige. Und wenn du Claude nutzt: Wie aus einem Handbuch ein Skill wird, steht in Eigene Skills für Claude bauen.