KI und Datenschutz: was du mit Kundendaten darfst

Eine Kundin schreibt eine lange Mail mit Rückfragen. Du kopierst sie in ChatGPT und lässt dir eine Antwort vorschlagen. Das spart zehn Minuten. Mit der Mail sind aber auch Name, Adresse, Telefonnummer und Auftrag der Kundin bei einem KI-Anbieter gelandet.

Das ist nicht automatisch verboten. Aber es ist auch nicht „einfach so“ erlaubt. Hier steht, worauf es ankommt.

Was zählt als personenbezogen?

Alles, was sich einer bestimmten Person zuordnen lässt (Art. 4 Nr. 1 DSGVO): Name, Mailadresse, Telefonnummer, Anschrift, aber auch ein Auftrag, der erkennbar zu einer Person gehört. Diese Daten in ein KI-Tool zu kopieren ist eine Verarbeitung. Dafür brauchst du eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO, meist die Erfüllung des Vertrags mit dem Kunden oder ein berechtigtes Interesse. Dazu gelten Zweckbindung und Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. b und c).

Die Datenschutzkonferenz der deutschen Aufsichtsbehörden sagt es in ihrer Orientierungshilfe zu KI deutlich: Für jeden Verarbeitungsschritt mit personenbezogenen Daten in einer KI-Anwendung ist eine Rechtsgrundlage erforderlich.

Anonym oder nur pseudonym?

Ein feiner, aber wichtiger Unterschied. Anonym heißt: niemand kann mehr herausfinden, um wen es geht. Dann gilt die DSGVO nicht (Erwägungsgrund 26). Pseudonym heißt: der Name ist ersetzt, aber du oder jemand anderes kann ihn zurückführen. Pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogen (Art. 4 Nr. 5).

Privattarif oder Geschäftstarif?

Nutzt du ein Cloud-KI-Tool für deinen Betrieb, ist der Anbieter in der Regel dein Auftragsverarbeiter. Dann brauchst du mit ihm einen Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO, kurz AVV (englisch DPA). Den gibt es nicht in jedem Tarif.

• <strong>Privattarife</strong> wie ChatGPT Free, Plus oder Pro und Claude Free, Pro oder Max laufen unter Verbraucherbedingungen, ohne AVV.
• <strong>Geschäftstarife</strong>: Bei Anthropic binden die Geschäftsbedingungen für Claude Team, Enterprise und die API den AVV ausdrücklich ein. OpenAI bietet einen AVV für Geschäftskunden an. Welcher Tarif genau dazugehört, prüfst du am besten direkt beim Anbieter.

Tarifnamen und Bedingungen ändern sich oft. Stand dieser Übersicht: 26.10.2026.

Training: lernt die KI mit deinen Eingaben?

• <strong>ChatGPT Free, Plus, Pro</strong>: Die Weitergabe zum Training ist standardmäßig an. Abschalten kannst du sie unter Einstellungen › Datenkontrollen › „Das Modell für alle verbessern“.
• <strong>Claude Free, Pro, Max</strong>: Du wählst selbst. Ist Training an, werden Chats bis zu fünf Jahre gespeichert, sonst 30 Tage.
• <strong>Geschäftstarife und API</strong>: Bei beiden Anbietern wird standardmäßig nicht mit deinen Inhalten trainiert.

Die Aufsicht empfiehlt Tools, die Eingaben nicht zum Training nutzen, betriebliche statt private Accounts und Training von Anfang an abzuschalten.

Die drei Einstellungen, die du heute änderst

1. 1Training mit deinen Eingaben ausschalten, in jedem Account, den du beruflich nutzt.
2. 2Für die Arbeit einen Firmen-Account statt des privaten nutzen.
3. 3Den Verlauf bewusst nutzen: was nicht mehr gebraucht wird, löschen.

Anonymisieren in 30 Sekunden

Der einfachste saubere Weg: Bevor du kopierst, nimmst du alles raus, was auf eine Person zeigt. Aus „Frau Müller, Lindenweg 4, will das Bad bis Freitag“ wird „Kundin A will das Bad bis Freitag“. Für die Antwort braucht die KI den Namen nicht. Den setzt du am Ende selbst wieder ein.

Ersetze vor dem Einfügen in ein KI-Tool:
- Namen von Personen → Kunde A, Kundin B, Mitarbeiter C
- Firmennamen von Kunden → Firma A (eigene Firma darf bleiben)
- Anschriften, Telefonnummern, Mailadressen → [entfernt]
- Geburtsdaten, Kundennummern, IBAN → [entfernt]
- Seltene Details, die eine Person verraten (Ort + Beruf + Datum) → verallgemeinern

Beispiel (erfunden):
Vorher: Malerbetrieb Muster, Angebot für Frau Müller, Lindenweg 4, 0171 1234567
Nachher: Malerbetrieb Muster, Angebot für Kundin A

Mach diesen Schritt bitte selbst, bevor du etwas einfügst. Eine KI um das Anonymisieren zu bitten, heißt, ihr die Daten zuerst zu geben.

Was nie in ein KI-Tool gehört

• Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO (zum Beispiel Religion, Gewerkschaft, biometrische Daten). Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich verboten, Ausnahmen regelt Art. 9 Abs. 2.
• Bankdaten und Ausweiskopien.
• Passwörter und Zugangsdaten.

Mitarbeiter, Datenschutzerklärung, USA

Mitarbeiter: Firmen-Accounts, eine Regel auf einer Seite (was darf rein, was nie) und eine kurze Schulung. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt genau das.

Datenschutzerklärung: Wenn du Kundendaten mit einem KI-Dienst verarbeitest, nennst du ihn als Empfänger (Art. 13 DSGVO).

Daten in den USA: Bei US-Anbietern ist das eine Übermittlung in ein Drittland (Art. 44 ff. DSGVO). Möglich ist das über den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework oder über Standardvertragsklauseln im AVV. OpenAI bietet für API, Enterprise und Edu eine Datenspeicherung in Europa an.

Berechtigtes Interesse ist für KI keine Standard-Rechtsgrundlage. Der Europäische Datenschutzausschuss verlangt dafür eine Abwägung in drei Stufen (Stellungnahme 28/2024).

Auf EU-Ebene wird über Änderungen an der DSGVO verhandelt. Das ist noch kein geltendes Recht und kann sich 2027 ändern.

Checkliste zum Abhaken

• Ich weiß, welche Kundendaten ich in KI-Tools eingebe.
• Ich nutze für echte Kundendaten einen Geschäftstarif.
• Der AVV ist abgeschlossen bzw. akzeptiert und abgelegt.
• Training mit meinen Eingaben ist aus.
• Wo es geht, entferne ich Namen und Kontaktdaten vorher.
• Gesundheits-, Bank- und Ausweisdaten gebe ich nie ein.
• Meine Datenschutzerklärung nennt den KI-Dienst.
• Mitarbeiter haben Firmen-Accounts und kennen die Regel.
• Ich prüfe das Ganze einmal im Jahr, Tarife ändern sich.

Häufige Fragen zu KI und DSGVO

Darf ich Kundendaten in ChatGPT kopieren?

Nicht ohne Weiteres. Du brauchst eine Rechtsgrundlage, so wenig Daten wie nötig und für echte Kundendaten einen Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Am einfachsten entfernst du Namen und Kontaktdaten vorher.

Reicht es, das Training abzuschalten?

Es ist das Minimum, ersetzt aber nicht den Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Den gibt es nur in den Geschäftstarifen.

Gilt die DSGVO auch, wenn ich Namen durch Kürzel ersetze?

Ja, wenn du oder jemand anderes die Person noch zuordnen kann. Pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogen. Erst wenn niemand mehr herausfinden kann, um wen es geht, ist es anonym.

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