E-Rechnung ab 2027: Musst du schon im Januar senden?

Viele Betriebe verschicken ihre Rechnungen heute als PDF per Mail. Das geht noch. Aber für Rechnungen an andere Unternehmen läuft diese Zeit ab, und zwar nicht für alle gleichzeitig. Wer im Jahr 2026 mehr als 800.000 € Umsatz macht, muss schon ab Januar 2027 umstellen. Alle anderen ein Jahr später.

Wenn du jetzt nachschaust, hast du noch Zeit. Wir zeigen dir, was das Gesetz sagt und wie du in zehn Minuten prüfst, ob dein Rechnungsprogramm bereit ist.

Was das Gesetz sagt

Die Grundregel steht in § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG. Für eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen gilt:

„die Rechnung ist als elektronische Rechnung nach Absatz 1 Satz 3 und 6 auszustellen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland oder in einem der in § 1 Absatz 3 bezeichneten Gebiete ansässig sind“

Was eine E-Rechnung ist, steht in § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG: „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ Ein PDF ist das nicht. Es ist eine „sonstige Rechnung“.

Die Übergangsfristen in § 27 Abs. 38 UStG

Abweichend von § 14 Abs. 1 und 2 kann eine Rechnung nach § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG

„bis zum 31. Dezember 2027 für einen nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht § 14 Absatz 1 Satz 6 entspricht, übermittelt werden, wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 2) des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat“

Daraus ergeben sich die Stichtage:

• Für Umsätze 2025 und 2026: Papier geht immer, PDF mit Zustimmung des Empfängers (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
• Für Umsätze 2027 mit Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 €: Papier oder PDF mit Zustimmung geht weiter (Nr. 2).
• Für Umsätze 2027 mit Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €: E-Rechnung an Geschäftskunden.
• Für alle bis Ende 2027: Ein bestehendes EDI-Verfahren darf mit Zustimmung des Empfängers weiterlaufen (Nr. 3).
• Ab 1. Januar 2028: E-Rechnung an Geschäftskunden für alle.

Der maßgebliche „Gesamtumsatz“ ist nach § 19 Abs. 2 UStG die „nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der vom Unternehmer ausgeführten steuerbaren Umsätze“, abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze. Was genau bei dir zählt, rechnet dein Steuerbüro.

Wer ausgenommen ist

• Rechnungen an Privatkunden: Die Pflicht gilt nur für Leistungen an andere Unternehmer.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 €: Sie dürfen nach § 33 Satz 4 UStDV „immer als sonstige Rechnung“ übermittelt werden.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Ihre Rechnungen dürfen nach § 34a Satz 4 UStDV ebenfalls immer sonstige Rechnungen sein. Empfangen müssen sie trotzdem können.
• Rechnungen an Unternehmen im Ausland: Die Pflicht gilt, wenn beide im Inland ansässig sind.

XRechnung und ZUGFeRD: was zählt

Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG) oder zwischen dir und deinem Kunden vereinbart sein, sofern die Angaben verlustfrei in ein normgerechtes Format übertragbar sind (Nr. 2). In der Praxis heißen die beiden Wege:

• XRechnung: eine reine Datendatei (XML). Für Menschen ohne passendes Programm nicht lesbar, für Buchhaltungssoftware ideal.
• ZUGFeRD: ein PDF, in dem die Daten als XML-Datei stecken. Der Mensch sieht ein normales PDF, die Software liest die Daten. Laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 erfüllt ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 die Anforderungen, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Wichtig: Ein PDF, das nur „ZUGFeRD“ heißt, aber im Profil MINIMUM oder BASIC-WL erzeugt wurde, ist keine E-Rechnung. Das prüfst du im Test unten.

Der 10-Minuten-Test für dein Rechnungsprogramm

1. 1Umsatz klären: Frag dein Steuerbüro, ob dein Gesamtumsatz 2026 voraussichtlich über 800.000 € liegt. Dann ist der 1. Januar 2027 dein Stichtag, sonst der 1. Januar 2028.
2. 2Exportfunktion suchen: Schau in deinem Rechnungsprogramm nach „E-Rechnung“, „XRechnung“ oder „ZUGFeRD“. Gibt es nichts davon, frag beim Anbieter nach, bis wann es kommt.
3. 3Version und Profil prüfen: Wenn ZUGFeRD, dann ab Version 2.0.1. Nicht ausreichend sind laut BMF die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Steht in den Einstellungen eines davon, stell um.
4. 4Testrechnung erzeugen: Schreib eine Rechnung an dich selbst und exportiere sie als E-Rechnung.
5. 5Prüfen lassen: Lade die Datei in einen kostenlosen Validator, zum Beispiel den der Koordinierungsstelle für IT-Standards. Welche Werkzeuge es gibt, steht in unserem Guide zu den kostenlosen E-Rechnungs-Werkzeugen (Link unten).
6. 6Kunden fragen: Hol dir von deinen Geschäftskunden die Adresse, an die E-Rechnungen gehen sollen, und bei Behörden die Leitweg-ID.

E-Rechnung senden · {Firmenname} · Stand: {Datum}

[ ] Gesamtumsatz 2026 mit Steuerbüro geklärt: {über / bis} 800.000 €
[ ] Mein Stichtag: {01.01.2027 / 01.01.2028}
[ ] Rechnungsprogramm: {Name} kann E-Rechnung: {ja / nein / ab Version}
[ ] Format: {XRechnung / ZUGFeRD Profil ...}
[ ] Testrechnung erzeugt am {Datum}
[ ] Testrechnung im Validator geprüft: {bestanden / Fehler: ...}
[ ] Liste der Geschäftskunden mit E-Rechnungs-Adresse angelegt
[ ] Kleinbetragsrechnungen und Privatkunden-Rechnungen bleiben wie bisher
[ ] Ablage der E-Rechnungen mit Steuerbüro abgestimmt
[ ] Empfangen klappt schon (Pflicht seit 01.01.2025)

Und das Empfangen?

Empfangen können müssen alle Unternehmen schon seit dem 1. Januar 2025, auch Kleinunternehmer. Wie das geht und welche kostenlosen Werkzeuge E-Rechnungen lesen und prüfen, steht in E-Rechnung im Betrieb: Fristen und 5 kostenlose Werkzeuge.

Häufige Fragen zur E-Rechnung ab 2027

Welches Jahr zählt für die 800.000 €?

Für Rechnungen über Umsätze im Jahr 2027 zählt dein Gesamtumsatz im „vorangegangenen Kalenderjahr“, also 2026 (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).

Reicht ein PDF per Mail ab 2027 noch?

An Geschäftskunden nur, wenn dein Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug und der Empfänger zustimmt. Ab 2028 nicht mehr. An Privatkunden ja.

Ist ZUGFeRD eine E-Rechnung?

Ab Version 2.0.1 ja, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. So steht es im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025.

Ich bin Kleinunternehmer. Muss ich senden?

Nein. Nach § 34a UStDV darfst du deine Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln. Empfangen musst du E-Rechnungen trotzdem können.

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