KI-Kompetenz ist Pflicht: was dein Betrieb jetzt tun sollte

In vielen Betrieben läuft es so: Eine Kollegin lässt ChatGPT eine Kundenmail glätten, der Chef lässt sich ein Angebot vorformulieren, der Azubi übersetzt eine Anleitung. Niemand hat es eingeführt, es ist einfach passiert. Genau für diese Lage gibt es seit dem 2. Februar 2025 eine Regel in der europäischen KI-Verordnung: Art. 4, KI-Kompetenz.

Keine Panik: Die Regel verlangt keine Zertifikate und keinen teuren Lehrgang. Sie verlangt, dass du dich kümmerst. Mit einer kurzen Schulung, einer schriftlichen Regel fürs Team und einem Nachweis in der Schublade bist du gut aufgestellt.

Was Art. 4 wörtlich sagt

Art. 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 gilt seit dem 2. Februar 2025 (Art. 113 Buchstabe a: „Die Kapitel I und II gelten ab dem 2. Februar 2025“). In der ursprünglichen Fassung lautete er:

„Die Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen, wobei ihre technischen Kenntnisse, ihre Erfahrung, ihre Ausbildung und Schulung und der Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, sowie die Personen oder Personengruppen, bei denen die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, zu berücksichtigen sind.“

Die neue Fassung seit Juli 2026

Mit der Digital-Omnibus-Verordnung zur KI, Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026, hat die EU Art. 4 neu gefasst. Sie wurde am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht und trat am dritten Tag danach in Kraft. Absatz 1 lautet jetzt:

„Die Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, wobei ihre technischen Kenntnisse, ihre Erfahrung, ihre Aus- und Fortbildung und der Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, sowie die Personen oder Personengruppen, bei denen die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, zu berücksichtigen sind. Diese Verpflichtung verpflichtet Anbieter oder Betreiber nicht, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren.“

Was sich geändert hat: Früher hieß es „sicherstellen“, dass ein „ausreichendes Maß“ erreicht wird. Jetzt heißt es, die Entwicklung der Kompetenz zu „unterstützen“, ohne ein bestimmtes Niveau zu garantieren. Die Pflicht zum Handeln bleibt. Neu ist außerdem Absatz 2: Kommission und Mitgliedstaaten sollen Betriebe, besonders kleine und mittlere, dabei unterstützen, und die Kommission veröffentlicht praktische Beispiele.

Was „KI-Kompetenz“ ist, steht in Art. 3 Nr. 56: „die Fähigkeiten, die Kenntnisse und das Verständnis, die es Anbietern, Betreibern und Betroffenen […] ermöglichen, KI-Systeme sachkundig einzusetzen sowie sich der Chancen und Risiken von KI und möglicher Schäden, die sie verursachen kann, bewusst zu werden.“

Gilt das für meinen Betrieb?

Sehr wahrscheinlich ja. Die Pflicht trifft „Betreiber“, also jeden, der ein KI-System in eigener Verantwortung nutzt, außer rein privat. Die EU-Kommission beantwortet in ihren Fragen und Antworten zur KI-Kompetenz genau diesen Fall: Ein Unternehmen, dessen Mitarbeitende ChatGPT etwa für Werbetexte oder Übersetzungen nutzen, fällt darunter. Die Leute sollen über die konkreten Risiken informiert sein, zum Beispiel über Halluzinationen, also erfundene Fakten.

Eine Mindestgröße gibt es nicht. Auch ein Betrieb mit drei Leuten ist Betreiber, wenn dort KI beruflich genutzt wird. Was „angemessen“ ist, hängt aber vom Kontext ab: Wer ChatGPT nur für Mailentwürfe nutzt, braucht weniger als ein Betrieb, der KI über Bewerbungen oder Kredite mitentscheiden lässt.

Was droht, wenn ich nichts tue?

Hier wird im Netz viel übertrieben, deshalb genau: Art. 4 steht nicht im Bußgeldkatalog der KI-Verordnung. Art. 99 Abs. 4 zählt auf, welche Pflichten mit Geldbußen bis zu einer bestimmten Höhe belegt sind, und Art. 4 ist nicht dabei, auch nach der Änderung 2026 nicht. Art. 99 Abs. 1 überlässt es den Mitgliedstaaten, Sanktionen und andere Durchsetzungsmaßnahmen festzulegen. Laut EU-Kommission beginnen Aufsicht und Durchsetzung durch die nationalen Behörden ab dem 2. August 2026.

Eine konkrete Bußgeldsumme für fehlende KI-Kompetenz nennen wir deshalb nicht. Der praktischere Grund, es ordentlich zu machen: Wenn durch einen unbedachten KI-Einsatz ein Schaden entsteht, etwa eine falsche Auskunft an einen Kunden oder Kundendaten im falschen Werkzeug, stehst du mit Schulung, Regel und Nachweis deutlich besser da als ohne.

Schritt 1: Eine kurze Schulung

Die Kommission schreibt ausdrücklich, dass es keine strengen Vorgaben und keine Pflichtschulungen gibt. Sie warnt aber auch: Nur die Bedienungsanleitung zu verteilen oder die Leute zu bitten, sie zu lesen, reicht vermutlich nicht. Für einen kleinen Betrieb genügt oft eine Stunde im Team, die diese Fragen beantwortet:

1. 1Welche KI-Werkzeuge nutzen wir, und wofür? Einmal ehrlich aufschreiben, auch das, was „nur mal eben“ genutzt wird.
2. 2Wie funktioniert so ein Werkzeug, in einfachen Worten? Es sagt das Wahrscheinlichste, nicht das Wahre. Deshalb kann es überzeugend falsch liegen.
3. 3Wo liegen die Risiken bei uns? Erfundene Fakten, Kundendaten in fremden Diensten, Texte, die nach jemand anderem klingen, echt wirkende KI-Bilder ohne Kennzeichnung.
4. 4Was dürfen wir, was nicht? Das wird die Team-Regel aus Schritt 2.
5. 5Praxis: Jede Person probiert eine echte Aufgabe aus ihrem Alltag aus und prüft das Ergebnis gemeinsam mit den anderen.

Neue Leute bekommen dieselbe Stunde beim Einstieg. Kommen neue Werkzeuge dazu, gibt es ein kurzes Update.

Schritt 2: Die Team-Regel zum Kopieren

Eine Seite reicht. Sie sagt, welche Werkzeuge erlaubt sind, was nie hineingehört und wer am Ende verantwortlich ist. Kopier die Vorlage, pass die geschweiften Klammern an und hänge sie dort auf, wo dein Team sie sieht.

KI-Regel {Firmenname}
Stand: {Datum} · verantwortlich: {Name}

1. Erlaubte Werkzeuge
Wir nutzen beruflich nur: {z. B. ChatGPT Team, Microsoft Copilot}. Andere KI-Werkzeuge nur nach Rücksprache mit {Name}.

2. Was nie in ein KI-Werkzeug gehört
· Namen, Adressen, Telefonnummern oder Mails von Kunden, außer das Werkzeug ist dafür freigegeben ({freigegebene Werkzeuge})
· Gesundheitsdaten, Bankdaten, Passwörter, Zugangsdaten
· Verträge, Angebote und Preise von Kunden oder Lieferanten
· Interna, die nicht nach außen dürfen

3. Prüfen vor dem Verwenden
Alles, was eine KI schreibt oder rechnet, liest ein Mensch, bevor es rausgeht. Zahlen, Namen, Daten und Rechtsfragen prüfen wir immer an der Quelle.

4. Nichts geht ohne Freigabe raus
Mails, Angebote, Posts und Rechnungen verschickt immer ein Mensch, nie die KI selbst.

5. KI-Bilder
Echt wirkende KI-Bilder und -Videos kennzeichnen wir, bevor wir sie veröffentlichen.

6. Fehler melden
Wenn etwas schiefgeht (falsche Auskunft, Daten im falschen Werkzeug), sagst du es sofort {Name}. Fehler melden ist erwünscht, nicht peinlich.

7. Schulung
Jede Person, die KI beruflich nutzt, nimmt an der KI-Schulung teil, neue Kolleginnen und Kollegen beim Einstieg.

Gelesen und verstanden:
{Name, Datum, Unterschrift}

Punkt 2 ist auch eine Datenschutzfrage. Ob du Kundendaten in ein bestimmtes KI-Werkzeug geben darfst, hängt vom Tarif und vom Vertrag mit dem Anbieter ab. Mehr dazu im Guide KI und DSGVO.

Schritt 3: Den Nachweis ablegen

Laut EU-Kommission brauchst du kein Zertifikat. Es genügt, intern festzuhalten, welche Schulungen und Maßnahmen es gab. Leg dafür einen Ordner „KI-Kompetenz“ an, digital oder auf Papier:

• Die aktuelle Team-Regel mit Datum.
• Je Schulung: Datum, Dauer, Inhalte in Stichpunkten, wer teilgenommen hat.
• Die Liste der genutzten KI-Werkzeuge mit Zweck.
• Unterschriebene Kenntnisnahmen der Team-Regel.
• Updates, wenn neue Werkzeuge oder neue Leute dazukommen.

Schulungsnachweis KI-Kompetenz
Betrieb: {Firmenname}
Datum: {Datum} · Dauer: {Minuten}
Durchgeführt von: {Name}

Inhalte:
· genutzte KI-Werkzeuge und ihr Zweck bei uns
· Funktionsweise und Grenzen (erfundene Fakten, veraltetes Wissen)
· Datenschutz: was nicht in KI-Werkzeuge gehört
· Team-Regel vom {Datum} besprochen
· Praxisübung: {Aufgabe}

Teilnehmende:
{Name}, {Funktion}, {Unterschrift}
{Name}, {Funktion}, {Unterschrift}

Checkliste zum Abhaken

• Liste aller KI-Werkzeuge, die im Betrieb beruflich genutzt werden.
• Eine Stunde Schulung fürs Team, mit Praxisübung.
• Team-Regel auf einer Seite, mit Datum und verantwortlicher Person.
• Ordner „KI-Kompetenz“ mit Regel, Schulungsnachweisen und Werkzeugliste.
• Neue Leute und neue Werkzeuge: Schulung und Regel aktualisieren.

Häufige Fragen zur KI-Kompetenz-Pflicht

Brauche ich ein Zertifikat für mein Team?

Nein. Die EU-Kommission schreibt, dass kein Zertifikat nötig ist. Eine interne Dokumentation der Schulungen und Maßnahmen genügt.

Gilt die Pflicht auch für kleine Betriebe?

Ja. Art. 4 kennt keine Mindestgröße. Was angemessen ist, richtet sich aber nach dem Einsatz: Für Mailentwürfe reicht weniger als für KI, die über Menschen mitentscheidet.

Wurde die Pflicht 2026 abgeschafft?

Nein. Die Verordnung (EU) 2026/1744 hat Art. 4 abgeschwächt: Betriebe müssen die Entwicklung der KI-Kompetenz unterstützen, aber kein bestimmtes Niveau garantieren. Die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, bleibt.

Gibt es ein Bußgeld für fehlende KI-Kompetenz?

Art. 4 steht nicht im Bußgeldkatalog von Art. 99 Abs. 4 der KI-Verordnung. Sanktionen legen die Mitgliedstaaten fest. Eine konkrete Summe nennen wir deshalb nicht.

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