Nie wieder Protokoll tippen: 5 Gratis-Repos für deine Meetings

Nach dem Meeting kommt das Protokoll. Und das Protokoll schreibt meistens keiner, oder einer schreibt es am Abend aus dem Gedächtnis. Dabei gibt es alles, was du dafür brauchst, kostenlos auf GitHub: Videocall, KI-Mitschrift, Whiteboard und einen Ort, an dem Protokolle und Aufgaben landen.

Ich habe fünf Repos ausgesucht. Zu jedem steht, was es macht, was es ersetzt und unter welcher Lizenz es steht. Sterne und Lizenz: Stand 26.10.2026, direkt über GitHub abgefragt.

Das Meeting führst du. Das Protokoll schreibt die KI.

1. Jitsi Meet statt Zoom

Videokonferenz im Browser. Wer eingeladen ist, klickt auf den Link und ist drin, ohne Konto und ohne Installation. Du kannst Jitsi selbst auf deinem Server betreiben oder den kostenlosen Dienst meet.jit.si nutzen. Dort meldet sich nur an, wer den Raum eröffnet.

Repo: jitsi/jitsi-meet, 30.147 Sterne, Lizenz Apache-2.0.

2. Meetily statt Otter oder Fireflies

Der KI-Mitschreiber. Meetily hört beim Meeting mit, schreibt live mit und fasst danach zusammen. Laut README läuft das zu 100 % lokal auf deinem Rechner, für macOS und Windows. Es kommt kein Bot in den Call, und der Ton geht nicht an einen fremden Dienst. Meetily funktioniert neben dem Call-Tool, das du schon nutzt.

Repo: Zackriya-Solutions/meetily, 32.192 Sterne, Lizenz MIT.

3. Excalidraw statt Miro

Whiteboard im Browser. Abläufe skizzieren, Kästchen und Pfeile, gemeinsam im selben Bild. Sieht aus wie von Hand gezeichnet, und genau deshalb traut sich jeder, mitzumalen. Die Skizze speicherst du als Bild ins Protokoll.

Repo: excalidraw/excalidraw, 134.605 Sterne, Lizenz MIT.

4. AppFlowy statt Notion

Der Ort für alles danach: Protokolle, Aufgaben mit Verantwortlichen, ein kleines Wiki fürs Team. Die Daten liegen bei dir und nicht in einer fremden Cloud, wenn du das so einrichtest.

Repo: AppFlowy-IO/AppFlowy, 77.787 Sterne, Lizenz AGPL-3.0.

5. Vexa: für Technikaffine

Ein Bot geht in dein Google Meet, Teams oder Zoom und liefert das Transkript über eine Schnittstelle. Damit kannst du die Mitschrift automatisch weiterverarbeiten, etwa direkt in dein Protokoll oder an deinen KI-Assistenten. Selbst hostbar, braucht aber etwas Erfahrung mit Servern.

Repo: Vexa-ai/vexa, 2.912 Sterne, Lizenz Apache-2.0.

Was rechtlich gilt

Ein Meeting aufnehmen oder mitschreiben lassen geht nur, wenn alle vorher zustimmen. Wer das nicht öffentlich gesprochene Wort heimlich aufnimmt, macht sich strafbar (§ 201 StGB). Und ein Transkript enthält Namen, Stimmen und Aussagen. Das sind personenbezogene Daten, für die die DSGVO gilt.

• Frag am Anfang jedes Meetings, ob mitgeschrieben werden darf. Sagt einer nein, schreibst du von Hand.
• Vermerk die Zustimmung im Protokoll, mit Datum und Namen.
• Transkribier lokal, wo es geht. Dann verlässt der Ton deinen Rechner nicht.
• Lösch Aufnahmen, sobald das Protokoll steht. Das Protokoll reicht.

Was du beim Einsatz von KI mit Kundendaten sonst beachten musst, steht im Guide KI und Datenschutz.

In dieser Reihenfolge würde ich anfangen

1. 1Meetily lokal installieren und neben deinem vorhandenen Call-Tool laufen lassen. Das ist der schnellste Gewinn.
2. 2AppFlowy als Ablage für Protokolle und Aufgaben einrichten.
3. 3Excalidraw nutzen, sobald im Meeting ein Ablauf erklärt werden muss.
4. 4Jitsi Meet, wenn du kein Call-Tool hast oder keins mehr bezahlen willst.
5. 5Vexa erst, wenn du die Mitschrift automatisch weiterverarbeiten willst.

Aus dem Transkript wird das Protokoll

Das Transkript ist noch kein Protokoll. Mit diesem Prompt machst du daraus eines, in Claude, ChatGPT oder einer lokalen KI.

Hier ist das Transkript eines Meetings.

[TRANSKRIPT EINFÜGEN]

Mach daraus ein Protokoll mit genau diesen Abschnitten:
1. Datum, Dauer, Teilnehmer (nur wer im Transkript vorkommt)
2. Zustimmung zur Mitschrift: wer hat zugestimmt (steht es nicht im Transkript, schreib [FEHLT])
3. Entscheidungen: was wurde beschlossen, je ein Satz
4. Aufgaben: was, wer, bis wann. Fehlt ein Name oder Datum, schreib [OFFEN]
5. Offene Fragen: was ist ungeklärt und wer klärt es

Regeln:
- Nur was im Transkript steht. Nichts ergänzen, nichts schönreden.
- Kurze Sätze, keine Floskeln.
- Aufgaben als Tabelle mit den Spalten Aufgabe, Wer, Bis wann.
- Am Ende eine Zeile: Was sollte ich vor dem Verschicken prüfen?

Lies das Protokoll, bevor du es verschickst. Namen und Termine prüfst du immer selbst.

Der Haken, ehrlich

• Du richtest selbst ein. Meetily, Excalidraw und AppFlowy laufen als Programm oder im Browser, Jitsi und Vexa auf dem eigenen Server brauchen Technikkenntnis.
• Lokale Mitschrift braucht einen ordentlichen Rechner. Mit älteren Laptops wird es langsam.
• Lies die Lizenz. AGPL ist frei zum Nutzen. Wer den Code verändert und anderen als Dienst anbietet, muss ihn offenlegen.
• Zustimmung bleibt Pflicht, egal wie lokal das Werkzeug läuft.

Sechs kostenlose Repos für den Büroalltag stehen im Guide 6 kostenlose GitHub-Repos, die deine Abos ersetzen.

Selbst bauen oder fertig nutzen?

Mit den fünf Repos und dem Prompt oben schreibst du ab dem nächsten Meeting kein Protokoll mehr von Hand. Wie du daraus einen festen Ablauf mit deinem KI-Assistenten machst, zeige ich dir in der kostenlosen Business Dezigner Academy.

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