5 Aufgaben, die du zwischen den Jahren an die KI abgibst

Zwischen Weihnachten und Neujahr ist es ruhig. Keine Anrufe, kaum Mails. Genau die richtige Zeit für die Aufgaben, die das ganze Jahr liegen bleiben: Belege, Zahlen, Vorlagen, Planung.

Die gute Nachricht: Die meiste Arbeit daran macht die KI. Du bereitest kurz vor, gibst einen Prompt ein und prüfst das Ergebnis. Hier sind fünf Aufgaben, je mit Prompt zum Kopieren. Sie funktionieren in ChatGPT, Claude oder jedem anderen gängigen Assistenten.

1. Belege von 2026 sortieren

Warum jetzt: Im Januar will die Steuerberatung die Unterlagen haben. Wer jetzt sortiert, sucht im Februar nicht nach der Tankquittung vom März.

Was du vorbereitest: Eine Liste deiner Belege, etwa als Export aus dem Online-Banking oder deiner Buchhaltung: Datum, Betrag, Empfänger, Verwendungszweck. Bei privaten Empfängern Namen vorher kürzen.

Hier ist eine Liste meiner Ausgaben und Einnahmen von 2026 (Datum, Betrag, Empfänger, Verwendungszweck).

[LISTE EINFÜGEN]

Bitte:
1. Sortiere alles nach Monat.
2. Ordne jede Zeile einer Kategorie zu: Material, Software und Abos, Fahrzeug, Reisen, Büro, Telefon und Internet, Werbung, Versicherung, Sonstiges.
3. Mach eine Tabelle: Monat, Kategorie, Summe.
4. Erstelle eine Liste der Zeilen, zu denen ich wahrscheinlich noch einen Beleg suchen muss (z. B. Kartenzahlungen ohne klaren Empfänger, wiederkehrende Abbuchungen).
5. Markiere Zeilen, die du nicht sicher zuordnen kannst, mit [PRÜFEN].

Rate nicht. Wenn etwas unklar ist, schreib es dazu.

Was du danach prüfst: Stimmen die Summen mit deinem Kontoauszug? Sind alle [PRÜFEN]-Zeilen geklärt? Die Liste der fehlenden Belege arbeitest du ab, bevor du alles an die Steuerberatung gibst.

2. Jahresrückblick in Zahlen

Warum jetzt: Das Jahr ist fast vorbei, die Zahlen stehen. Und du hast zum ersten Mal seit Monaten den Kopf frei, um wirklich hinzuschauen.

Was du vorbereitest: Eine exportierte Tabelle mit Umsatz je Monat, Anzahl Kunden oder Aufträge und gearbeiteten Stunden, wenn du sie erfasst. Kundennamen ersetzt du durch Kunde A, Kunde B und so weiter.

Hier sind meine Zahlen von 2026 als Tabelle (Umsatz je Monat, Kunden oder Aufträge, Stunden). Kundennamen sind ersetzt.

[TABELLE EINFÜGEN]

Bitte:
1. Rechne mir 5 Kennzahlen aus, z. B. Umsatz gesamt, bester und schwächster Monat, Umsatz pro Stunde, Anteil der drei größten Kunden am Umsatz, Durchschnitt pro Auftrag.
2. Zeig zu jeder Kennzahl kurz, wie du sie berechnet hast.
3. Schreib 3 Erkenntnisse, die ich daraus für 2027 ziehen sollte, je in einem Satz.

Nur aus den Zahlen in der Tabelle. Fehlt etwas für eine Kennzahl, sag es, statt zu schätzen.

Was du danach prüfst: Rechne zwei Kennzahlen selbst nach, zum Beispiel den Gesamtumsatz. Stimmen die, kannst du dem Rest eher trauen. Die drei Erkenntnisse sind Vorschläge, keine Wahrheit.

3. Angebotsvorlage auffrischen

Warum jetzt: Im Januar kommen die ersten Anfragen. Wer dann eine saubere Vorlage hat, schickt das Angebot am selben Tag statt nach einer Woche.

Was du vorbereitest: Deine drei letzten Angebote, ohne Kundennamen, Adressen und Ansprechpartner.

Hier sind meine drei letzten Angebote. Kundennamen und Kontaktdaten sind entfernt.

[ANGEBOT 1]
[ANGEBOT 2]
[ANGEBOT 3]

Mach daraus eine Vorlage für 2027:
1. Ein fester Aufbau, der in allen drei Angeboten funktioniert hätte.
2. Platzhalter in eckigen Klammern für alles, was sich je Kunde ändert, z. B. [KUNDE], [LEISTUNG], [PREIS], [TERMIN].
3. Formulierungen aus meinen Angeboten übernehmen, nicht neu erfinden.
4. Was in den drei Angeboten fehlt oder uneinheitlich ist (z. B. Zahlungsziel, Gültigkeit, Leistungsumfang), als Liste darunter.

Keine Preise erfinden. Keine Floskeln.

Was du danach prüfst: Zahlungsziel, Gültigkeit und Preise trägst du selbst ein. Lies die Vorlage einmal laut. Klingt sie nach dir? Dann ist sie fertig.

4. Jahresplan 2027

Warum jetzt: Ein Plan, den du im Dezember schreibst, ist im Januar schon da. Ein Plan, den du im Januar schreiben willst, kommt meistens nie.

Was du vorbereitest: Drei bis fünf Stichpunkte, was 2027 anders oder besser werden soll. Dazu, wie viel Zeit du pro Woche dafür hast, ehrlich gerechnet.

Ich bin [BERUF / ART DES BETRIEBS]. Das soll 2027 besser werden:

[3 BIS 5 STICHPUNKTE]

Ich habe dafür pro Woche etwa [STUNDEN] Stunden.

Mach mir einen Jahresplan für 2027:
1. 12 Monate, je ein klares Ziel, das in einem Monat erreichbar ist.
2. Zu jedem Monat eine kleine Aktion pro Woche, die in meine Stunden passt.
3. Plane die ruhigen und vollen Monate meiner Branche mit ein. Wenn du sie nicht kennst, frag mich.
4. Als Tabelle: Monat, Ziel, Woche 1 bis 4.

Lieber kleiner und machbar als groß und unrealistisch.

Was du danach prüfst: Passt jede Woche wirklich in deine Zeit? Streich lieber ein Ziel, als dir im März schon hinterherzulaufen. Dann den Januar direkt in den Kalender übertragen.

5. Die 5 häufigsten Mails als Vorlagen

Warum jetzt: Terminbestätigung, Rückfrage zum Angebot, Rechnung verschickt, Erinnerung, Absage. Du schreibst sie jede Woche neu. Einmal als Vorlage, und sie kosten dich 2027 Sekunden statt Minuten.

Was du vorbereitest: Zu jeder der fünf Mails ein oder zwei Beispiele aus deinem Ordner „Gesendet“, ohne Namen und Kontaktdaten.

Hier sind Beispiele für die 5 Mails, die ich am häufigsten schreibe. Namen und Kontaktdaten sind entfernt.

[BEISPIELE EINFÜGEN, je mit Überschrift, z. B. „Terminbestätigung“]

Mach daraus 5 Vorlagen:
1. Genau in meinem Ton: Anrede, Gruß, du oder Sie wie in den Beispielen.
2. Platzhalter in eckigen Klammern für alles, was sich ändert, z. B. [NAME], [DATUM], [BETRAG].
3. So kurz wie möglich, das Wichtigste zuerst.
4. Je Vorlage ein passender Betreff.

Keine Floskeln, die in meinen Beispielen nicht vorkommen.

Was du danach prüfst: Würdest du genau so schreiben? Was nicht passt, änderst du einmal in der Vorlage. Dann legst du sie als Textbaustein in deinem Mailprogramm ab.

Datenschutz: was in die KI darf

Kundennamen, Adressen, Telefonnummern und andere Personendaten gehören nicht in ein normales Chat-Tool. Ausnahme: Du nutzt einen Business-Tarif und hast mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Für alle fünf Aufgaben oben brauchst du die Namen aber gar nicht. Anonymisier vorher: Kunde A statt Firmenname, [NAME] statt Ansprechpartner.

Was du genau beachten musst, steht im Guide KI und Datenschutz.

„Ich hab doch frei.“

Eben. Darum macht die KI die Arbeit. Jede Aufgabe ist ein Prompt und ein paar Minuten Prüfen. Du musst nicht alle fünf machen. Nimm eine pro Tag, mit einem Kaffee, und der Januar startet aufgeräumt statt mit einem Stapel.

Ein Prompt pro Tag, und der Januar startet aufgeräumt.

Checkliste zum Mitnehmen

• Belege: Liste exportieren, sortieren lassen, fehlende Belege suchen
• Jahresrückblick: Tabelle exportieren, 5 Kennzahlen, zwei davon selbst nachrechnen
• Angebotsvorlage: drei letzte Angebote, Preise und Fristen selbst eintragen
• Jahresplan: 12 Ziele, eine kleine Aktion pro Woche, Januar in den Kalender
• Mail-Vorlagen: 5 häufigste Mails, als Textbaustein ablegen
• Vorher immer: Namen und Personendaten raus

Selbst machen oder fertig nutzen?

Mit den fünf Prompts oben startest du 2027 aufgeräumt. Wie du solche Aufgaben das ganze Jahr an deinen KI-Assistenten abgibst, zeige ich dir in der kostenlosen Business Dezigner Academy.

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